家の書類って、気がついたら増えてくから
種類ごとにきちんと分類して整理した方がいいよね。
そう思って、収納方法を調べたり、整理用品を買ったりしたんだよ！
おぉ！がんばってるんだね！
じゃあ、今はきれいに整理できているんだね！
それが、続かないんだよね。笑
だから、頑張らなくても書類を見つけられる仕組みにしたよ！
家で暮らしていると、保育園の書類や保険関係の書類、家電の保証書など、いろいろな書類が増えていきます。
私は整理整頓が得意ではないので、適当にしまってしまうと「あれ、どこに置いたっけ？」「そもそも、そんな書類あったっけ？」となりがちです。
きれいに整理する方法を調べたり、収納用品を買ってみたりしたこともあります。
でも、細かく分類する方法は続きませんでした。
統一感のある収納用品をそろえるのも憧れますが、見えない場所までこだわると、意外とお金がかかります。
そこで我が家では、収納の中まで完璧に整えるのではなく、「ここを探せばある！」と分かる仕組みを作ることにしました。
活躍しているのが、ラベルライターのテプラです。
最初にラベルを作って貼るのは少し面倒ですが、一度作ってしまえば、その後はほとんど手間がかかりません。
我が家では1年以上使っていますが、今のところラベルを貼り替えることもなく、ラクに管理できています。
今回は、そんな我が家の書類整理とテプラの使い方を紹介します。
1. 家関係の書類はニトリのNインボックスへ
家を建てると、土地や建物の契約書、設備の説明書など、たくさんの書類を受け取ります。
あとから必要になるかもしれないと思うと、どれを残しておけばいいのか迷いますよね。
我が家では、土地や建物の契約書、住宅設備に関する書類などを、ニトリのNインボックスにまとめています。
細かく分類しようとすると、それだけで面倒になってしまうので、ここはざっくり「家関係」でまとめることにしました。
箱の外側にテプラで「家関係」と貼っておけば、中を開けなくても何が入っているか分かります。
書類を一枚ずつ細かく分類するよりも、必要になったら、この箱を開ければいいと分かる方が、私には合っていました。
2. 大切な書類は番号を付けてクリアブックへ
健康診断の結果、源泉徴収票、年金や保険関係の書類、マイナンバー関係の書類など、長く保管しておきたい大切な書類。
こうした書類は、A4サイズのクリアブックにまとめています。
ここで使っているのが、テプラの番号ラベルです。
表紙とポケットに同じ番号を貼る
まず、クリアブックの表紙に、何が入っているのかを番号付きでラベルにして貼ります。
例えば、こんな感じです。
- 01 健康診断結果
- 02 源泉徴収票
- 03 保険関係
- 04 年金関係
そして、それぞれの書類を入れるポケットの右上にも、表紙と同じ番号を貼ります。
これなら、表紙で書類の番号を確認して、該当するポケットを探すだけ。
ポケットごとに細かい説明をたくさん書かなくても、番号で対応できるので分かりやすいです。
新しい書類が増えても管理しやすい
新しい書類が増えたら、次の番号を付けて、表紙とポケットにラベルを貼って収納します。
最初にラベルを作るのは少し手間ですが、仕組みさえ作ってしまえば、その後は新しい書類が増えたときに追加するだけ。
我が家では、この方法を1年以上続けていますが、ラベルを貼り替えることもなく使えています。
最初だけ少し頑張れば、その後ずっとラクできるのがうれしいところです。
3. 家電の保証書もテプラで管理
家電の保証書も、書類が増えて困りやすいもののひとつです。
我が家では、大型家電と小型家電で保管方法を分けています。
大型家電の保証書はクリアブックへ
冷蔵庫や洗濯機、テレビなど、大型家電の保証書は、頻繁に増えるものでもないので、大切な書類と同じようにクリアブックで管理しています。
表紙に「保証書」と貼るだけで、特に分類はしていません。
▼我が家では、こんな感じのファイルを使用しています。
小型家電の保証書はクリアケースへ
扇風機やケトルなど、小型家電の保証書は、保証期間も短く、使わないことがほとんどなので、透明のファスナー付きクリアケースにまとめています。
こちらは一枚ずつ細かく分類せず、まとめて入れるだけ。
時間があるときに、保証期間が過ぎたものや、もう必要のないものを見直しています。
家電の説明書も、メーカーの公式サイトで確認できるものは、紙を残さないことが多いです。
ただし、保証書や説明書は、あとから必要になる場合もあるので、何でもすぐに捨てるのではなく、必要性を確認してから整理しています。
▼我が家では、こんな感じのクリアケースを使っています。
4. よく増える書類はリビングの引き出しへ
給与明細や医療費の明細など、日常的に増えていく書類は、リビングの引き出しに入れています。
この場所にもラベルを貼っておけば、家族も保管場所が分かります。
書類が届いたら、いったん引き出しに入れるだけ。
最初から細かく分類しようとすると面倒なので、普段はざっくり保管しています。
そして、年に一度、前年分の書類を見直して、必要なものをドキュメントファイルに移しています。
毎回きれいに整理しようとするのではなく、普段は入れるだけ、時間があるときにまとめて整理するという方法です。
リビング収納を多めに作ってよかった！
我が家では、書類をすべてリビングに収納しています。
家づくりのとき、キッチンの前面収納をすべて扉付きで作りました。
リビングの真ん中にあるので、必要なときにサッと取り出せます。
そして、扉付きにしてよかったと思うのが、中が多少ごちゃごちゃしていても隠せること！
収納の中まで、いつもきれいに整えておくのは大変です。
我が家は、見た目を完璧に整えることよりも、必要な書類をすぐに見つけられることを優先しています。
家づくりの段階でリビング収納を多めに作っておいてよかったです。
5. 期限のある書類は別の場所へ
提出期限のある書類や、使う予定のあるクーポン、ギフトカードなどは、普段の書類とは分けて保管しています。
こうしたものを通常の書類に混ぜてしまうと、必要なときに見つからなかったり、期限を忘れてしまったりすることがあるからです。
ただし、書類を分けておくだけでは、期限を忘れる可能性があります。
提出期限や予定日は、カレンダーなどにも記録しておくと安心です。
6. テプラを使って感じたメリット
我が家でテプラを使って書類整理をするようになり、よかったと感じていることは3つあります。
① 書類を探す時間が減った
以前は、どこにしまったのか分からなくなったり、そもそも保管したかどうか分からなくなったりすることがありました。
今は、書類の種類ごとに保管場所を決めているので、まずどこを探せばいいのかが分かります。
細かく整理されていなくても、探す場所が決まっているだけで、気持ちがラクになりました。
② 家族も保管場所が分かる
自分だけが分かる収納方法では、家族に聞かれるたびに説明しなければなりません。
ラベルで保管場所を表示しておけば、家族もどこに何があるのか分かります。
書類を戻す場所も分かりやすくなるので、家族みんなで管理しやすくなりました。
③ 残す書類と手放す書類を分けやすい
書類の保管場所が決まっていると、何となく取っておいた書類も見直しやすくなります。
不要になった保証書などを整理し、必要なものだけを残すようにしています。
ただし、税金や保険などの書類は、保管が必要な期間や状況が異なります。大切な書類は、必要性を確認してから処分しましょう。
7. 我が家で使っているテプラ
我が家で使っているのは、スマホからラベルを作れる「テプラ PRO MARK SR-MK1」です。
スマホで文字を入力してラベルを作れるので、パソコンを使わずに手軽に作業できます。
書類の収納だけでなく、冷凍庫の引き出しや子ども服の収納などにも使っています。
テプラは、収納用品をたくさん買いそろえなくても、今ある収納にラベルを付けるだけで使いやすくできるのも便利なところです。
機種選びで迷っている方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
▶︎テプラおすすめ3選｜家庭用で使いやすい機種と失敗しない選び方
まとめ｜最初に少し頑張れば、あとはラク！
我が家では、書類を細かく分類して完璧に整理するのではなく、テプラで保管場所を分かりやすくする方法に落ち着きました。
最初にラベルを作って貼るのは少し面倒です。
でも、一度仕組みを作ってしまえば、1年以上使っていても貼り替えることなく、ラクに管理できています。
我が家のファイルは、色もデザインもバラバラです。
本当は統一感のある収納にも憧れますが、見た目をそろえることよりも、必要な書類をすぐに見つけられることを優先しています。
今のところ、この方法で困っていないので、無理に買い替える予定もありません。
大切なのは、収納の中まできれいに整えることではなく、必要な書類を必要なときに見つけられること。
整理整頓が苦手なら、無理にきれいな収納を目指さなくても大丈夫です。
「ここを探せばある！」と分かる仕組みを作って、あとは頑張りすぎない。
そんなゆるい書類整理も、我が家には合っていました。
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